좋은 PM은 훌륭한 리스크 관리자

프로젝트에서 가장 중요한 활동 중에 하나가 리스크 관리입니다. 프로젝트 실패의 원인의 대부분이 리스크 관리를 하지 않거나 하더라도 부실하게 하는 데 있습니다. 성공하는 프로젝트관리자는 우수한 리스크 관리자입니다.

성공하는 프로젝트는 대부분 성공 가능한 범위 및 일정을 가지고 리스크를 잘 관리한 프로젝트입니다. 반면, 성공 가능한 범위 및 일정을 가지고 시작한 프로젝트라도 리스크 관리에 거의 신경을 쓰지 않으면 예상치 못한 돌발 변수에 프로젝트는 실패하기 쉽습니다.

프로젝트 리스크 관리를 하다 보면 소프트웨어 프로젝트는 정말 가시밭길을 걷고 있다는 생각이 듭니다. 웬만한 크기의 프로젝트에서 리스크 수십 개를 찾아내기란 그리 어렵지 않기 때문입니다. 하지만 미리 발견되고 관리되는 리스크들은 그 위험을 현저히 낮출 수 있고, 다른 대처 방법들을 얼마든지 찾을 수 있습니다.

 프로젝트에서 리스크 관리는 다음과 같은 절차로 진행됩니다.

1. 리스크관리 책임자 임명 - 대부분의 중소규모의 프로젝트는 프로젝트관리자가 리스크관리자도 겸하지만 프로젝트가 대단히 크거나 특수한 경우 리스크관리자를 별도로 임명합니다.

2. 리스크 인지 - 리스크는 프로젝트에 관련된 모든 사람이 찾아내야 합니다. 추후 인지하지 못한 리스크 때문에 프로젝트가 지현되거나 실패하면, 리스크 인지가 소흘했기 때문입니다. 리스크 인지는 프로젝트 초기에 한번만 하는 것이 아니고, 프로젝트가 끝날 때까지 꾸준히 찾아야 합니다. 리스크관리자는 사소하게 흘려버리는 걱정거리들을 정리하고 계수화해서 리스크 관리 항목으로 끌어들여야 합니다.

3. 리스크 분석 - 인지된 리스크는 분석하여 분류를 해야 합니다. 그리고 발생가능성(P)과 파급효과(I)로 나누어서 분석하여 수치화를 해야 합니다. 각각은 1~5까지의 수치로 정량화를 할 수 있는데, 이때 주관적인 판단이 필요합니다. 발생가능성이 몇%가 될지를 정확하게 예측한다는 것이 거의 불가능하기 때문입니다. 그에 비하여 파급효과는 예측이 좀더 쉽습니다. 그 일이 일어났을 때 발생할 수 있는 피해를 일정이나 금액으로 환산해서 예측할 수 있습니다.

4. 리스크 우선순위화 - 프로젝트에서 관리하는 리스크는 대단히 많은 수가 됩니다. 이를 모두 동일하게 관리하기란 쉽지 않고 비효율적입니다. 따라서 우선순위가 높은 리스크를 집중적으로 관리하는 것이 좋습니다.

아래 노출도 계산 공식을 엑셀의 수식으로 변화하면 입력하면 자동으로 해당 리스크의 노출도가 계산이 됩니다.

노출도(E, Exposure) = (P/5-0.1)*0.05*(2^(I-1))

P = 발생가능성(Probability)

I = 파급효과(Impact)

낮은 노출도: 0.05 미만

중간 노출도: 0.05 이상 0.15 미만

높은 노출도: 0.15 이상

5. 리스크 대처 계획 - 리스크가 문제가 되지 않도록 미리 대처를 하거나 리스크가 발생해도 되도록 대비를 하는 것입니다. 예를 들어 개발자가 퇴사할 징후가 보일 때 다음과 같은 대응책을 마련할 수 있다.

• 개발자가 퇴사하지 않도록 노력한다.
• 개발자가 퇴사하더라도 보충할 개발자를 미리 사내에서 물색해 놓는다.
• 사내에서 보충한 개발자를 찾지 못하면, 외부 채용 활동의 준비 단계를 해 놓는다. 즉, 채용 공지를 하고, 이력서를 분석하여 채용자 후보를 미리 물색해 놓는다.
• 해당 개발자의 모듈을 다른 개발자와 많은 부분 공유하도록 계획 한다.
• 아예 해당 개발자를 프로젝트에서 제외하고 진행한다.

6. 리스크 감시 - 프로젝트가 진행되면서 리스크는 계속 변합니다. 따라서 리스크를 지속적으로 감시해야 합니다. 리스크의 모든 기록은 리스크관리대장을 만들어서 기록해야 합니다. 리스크관리대장에는 다음과 같은 것들이 적힙니다.

• 리스크 제목
• 리스크 내용
• 리스크 분류
• 리스크 발생 가능성
• 리스크 파급 효과
• 리스크 관리계획
• 리스크 발생 시 대처 계획
• 리스크 대처 기록
• 리스크 재평가 기록

리스크를 주기적으로 재평가하고 우선순위를 재정렬하고, 리스크 대처 계획을 갱신해야 합니다. 이와 더불어 새로운 리스크를 인지하기 위해서 지속적인 리스크 감시를 해야 합니다. 리스크관리대장에 내용이 꾸준히 쌓이면, 프로젝트가 끝난 후에도 다른 프로젝트에서 참조할 수 있습니다. 이 때 놓치기 쉬운 리스크를 쉽게 찾아낼 수도 있고, 리스크에 어떻게 대처해서 문제를 해결했는지도 도움을 얻을 수 있습니다.

Expect Unexpected

제가 구독하는 블로그에 좋은 글이 있어서 번역해서 소개를 합니다.

예상치 않은 것을 예상하라. 프로젝트관리의 오래된 규칙: 항상 예상치 못한 일이 일어난다. 프로젝트관리자라면 예상치 못한 것을 예상하고 가능한 많은 준비를 해야 한다. 실제로, 잘 준비된 프로젝트 관리자는 예상치못한 일이 일어 났을 때에 대비하여 단지 B플랜(백업플랜)을 가지고만 있는 것이 아니라 B플랜을 실행할 능력을 가지고 있다. 리스크관리는 예측할 수 있는 이슈를 다루는 것이고 바라건데 모든 프로젝트관리자의 기본이다. 하지만 몇가지는 절대로 예상할 수 없다. 이것이 좋은 프로젝트관리자와 위대한 프로젝트관리자를 구분하는 것이다. 예상치 못한 일을 예상하는 능력과 이를 처리할 수 있는 능력이다. 그리고 당신은 예상할 수 없는 상황을 어떻게 처리하는가?

http://blog.brodzinski.com/2008/11/expect-unexpected.html

Expect Unexpected

Posted by Pawel Brodzinski 

The old rule of project management: there’s always an unexpected thing to happen. Being a project manager you should expect the unexpected and try to prepare yourself as much as possible.

Actually, well-prepared project manager has not only a plan B for possible failures, she also has an ability to craft a plan B on the fly when something uncommon or unexpected happens. Risk management is all about dealing with issues you can predict and that’s bread and butter of every project manager out there I hope. However some things you can never predict.

That’s the thing which usually differentiates good project managers from great project managers. Ability to expect the unexpected and ability to deal with the situation.

And how you deal with situations you can’t predict?